Günümüzdeki araç takip sistemleri sadece aracın nerede olduğunu gösteren bir cihaz olmanın ötesinde işlevlere sahiptir. Aracın, firma merkezi, müşteri, sürücü ve  altyapı ile iletişimini sağlayan, aracın arızalarını belirlenen merkezlere ileten, sürücüleri  değerlendiren, takograf verilerini uzaktan indiren ve daha başka bir çok  işlevleri yerine getiren çok yönlü cihazlar haline gelmiştir. Bu nedenle araç takip sistemini iyi seçmek, geleceğe yatırımdır. En ucuz diye seçtiğiniz bir araç takip sistemi, gerçekte en pahalı seçim olabilir. Nelere dikkat etmek gerekiyor?

1.İhtiyaçlarınızı belirleyin. Altyapınızı (Yazılım ve donanım) inceleyin ve gelecekteki planlarınızı ve teknolojideki gelişmeleri ve yasal zorunlulukları dikkate alın. Örnek; 2024 yılında uluslararası nakliyatta çalışan ve yeni tescil edilecek araçlarda,  AB ülkelerinde 15 Haziran 2019 da kullanılmaya başlayan, akıllı takograflar zorunlu olacaktır. Yeni alacağınız araç takip sistemleri bu takograflar ile uyumlu olmalıdır.

2.Tüm şube departmanlarınız bu sistemden nasıl faydalanacak, hangi bilgileri alacak ve ne maksatla kullanacaklar belirleyin. Onların da fikirlerini alın.

3.Seçim sürecine kimleri dahi etmelisiniz?

• Patron ve Genel Müdür.
• Operasyon (Görev yönetimi).
• Finans / Muhasebe.
• BT (Yazılım ve donanım uyumu ve entegrasyon).
• İşçi sağlığı ve iş güvenliği.

4. Bu çalışmalardan sonra seçim kriterlerini belirleyin. Satıcıların gerçek dışı abartılmış vaatlerine kanmayın. Size, takograf verilerinizi biz indireceğiz, takip edeceğiz, sizin ilgilenmenize gerek yok diyen bir satıcı ya konuyu bilmiyordur veya doğruyu söylemiyordur. Sizin, indirilen verileri analiz edip, sürücülerin hatalarını tespit etmeniz gerekiyor, hiç ilgilenmezseniz bu işlemi nasıl yapacaksınız. Sahada,  başlangıçta böyle söyleyen bazı satıcıların, firma daha sonra bazı verilerin indirilmediğini görüp, itiraz ettiğinde,  bu benim işim değil, kontrol etseydiniz dediklerine şahit olduk.

5.Adayların müşteri hizmetlerini deneyin.

6.Satın almadan önce,  deneme cihazlarını taktırın ve bir süre deneyin, ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olun. Müşteri hizmetlerinin kalitesini görün, karşılaştırma kriterlerine göre tekrar kontrol edin.

7.Doğru iş ortağı seçin. Uluslararası nakliyatta çalışıyorsanız, yurt dışında nasıl destek alabileceğinizi sorun.

8.Toplam sahip olma maliyetlerini her aday için hesaplayın. Satın alma ve kiralama seçeneklerini değerlendirin. Hesaplamada; ilk satın alma maliyeti, montaj, destek, aylık aidatlar, iletişim giderleri, garanti vs.. gibi maliyetleri göz önüne alın. Asgari 5 yıllık bir süreyi dikkate alın.

9. Seçim yapıldıktan sonra, projenin uygulama aşamasında dikkat edilecek hususlar;

1. Çalışanlara sistemi tanıtın.
2. Çalışanların endişelerini giderin, gerçek dışı beklentiler oluşmasını önleyin.
3. Sistemin iş süreçlerine ve çalışanlara getireceği katkıları açıklayın.
4. Teknolojinin ne zaman, nasıl ve ne maksatla kullanılacağını izah edin.
5. Kullanma kılavuzlarını hazırlayın.

10. Araç takip sistemi satıcısının sağlayacağı destekler;

1. Kurulumun koordinasyonu ve kurulum.
2. Araç takip sistemi programı için gerekli parametrelerin belirlenmesi ve ayarlanması.
3. Eğitim ve destek.
4. Yazılım yönetici ve kullanıcı tanımlarının yapılması

Kurulumda uzmanlık ve tecrübe önemlidir. Özellikle, araç takip sistemi üzerinden takograf verileri indirilecekse ve CanBus bağlantısı yapılacaksa, konu çok daha büyük önem arz etmektedir. Hatalı montaj nedeni ile, özellikle Avrupa ülkelerine giden araçlarımız ciddi cezalara maruz kalmaktadır,  takografın ve aracın çalışmasında bazı sorunlar oluşmakta ve uzaktan veri indirilememekte veya bazı veriler kaybolabilmektedir. Yukarda belirtilen her bir maddenin detaylı açılımı yapılabilir, bu açılımı da siz yapın. Özellikle takograf ile ilgili konularda ve özellikle veri analizinde, yazılımın otomatik olarak doğru şekilde analiz yaptığını söyleyen satıcılar ya konuyu bilmiyordur ya da doğruyu söylemiyordur. Ne mevcut dijital takografların teknolojisi ve mevzuatı, ne de AB ülkelerinde 15 Haziran 2019 tarihinden itibaren kullanılmaya başlayan akıllı takograflar ve bu akıllı takografların 2024 yılından itibaren kullanılmaya başlayacak 2’nci neslinin teknolojisi ve mevzuatı, analizin otomatik olarak yapılmasına imkân vermemektedir, pratikte de mümkün değildir. Mutlaka bir insan elinin ve gözünün değmesi gerekmektedir. Karar sizin!